Unsere Arbeitsweise ...

Lagerorte

Das gesamte zu erfassende Lager wird in Lagerorte unterteilt. Diese Unterteilung wird in einer Lagerortliste dokumentiert. Die Erfassung aller Artikel erfolgt entsprechend jeweils nach diesen einzelnen Lagerorten, wodurch die Nachvollziehbarkeit und die Vollständigkeit der Erfassung des Warenlagers gewährleistet ist.

Erfassung des Warenlagers

Die Erfassung der Artikel erfolgt mittels MDE-Geräten. Alle Artikel mit Codierung werden durch Scannung erfasst. Falls dies bei einzelnen Artikeln nicht möglich ist, so wird die PZN von uns ermittelt und manuell in das MDE-Gerät eingegeben. Sollte auch dies nicht möglich sein, so werden diese Artikel direkt manuell im Auswertungssystem erfasst.
Die Basis für alle Erfassungen ist der jeweils aktuelle ABDA-Stamm. Im ABDA-Stamm nicht mehr gelistete Artikel werden separiert und manuell als unverkäuflich erfasst, ebenso verfallene oder sonstige als unverkäuflich zu bewertende Artikel. Hierbei werden immer individuelle Vorgaben der Apotheke berücksichtigt. Bei Artikeln ohne Preisangabe im ABDA-Stamm wird ein Einkaufspreis nach Ihren Vorgaben verwendet.
Ist die EAN nicht im ABDA-Stamm gespeichert ist, wird die PZN von uns ermittelt und der Artikel über diese erfasst.
Berücksichtigt werden bei der Erfassung auch von der Apotheke selbst angelegte PZN oder sonstige PZN, die über die Listung im ABDA-Stamm hinausgehen. Für Drogen und Chemikalien wird üblicher Weise ein Pauschalbetrag erfasst, ebenso für Flaschen, Kruken und andere Verpackungsmaterialien. Einzelerfassung ist möglich, sofern verwendbare PZN für einzelne Gebinde vorliegen.

Inventurwert / fertige Inventur

Der endgültige Inventurwert ergibt sich aus der Summe der gesamten Erfassungen mittels MDE-Geräte und der Auflistung der manuell erfassten Artikel. Sie erhalten direkt nach Beendigung der Erfassung des Warenlagers noch vor Ort alle Inventurunterlagen, die folgende Dokumente umfassen:

• Ausdruck der einzelnen Lagerorte mit Prüfvermerken
• Liste der Lagerorte
• Nachweis der Vollständigkeit der Erfassung
• Liste der manuell erfassten Artikel
• Summenliste der EDV-Erfassung, sortiert nach den einzelnen Lagerorten mit Endsummen für die einzelnen Warengruppen (Spezialitäten, Verbandstoffe, Homöopathie, Freiwahl u.s.w.)
• Plausibilitätsliste (Liste aller Artikel mit EK-Wert über 100 € oder Anzahl der Packungen über 100), sortiert nach Lagerorten, Wertangaben bezogen jeweils auf den einzelnen Lagerort
• Jeweils alphabetische Liste aller verkäuflichen und aller unverkäuflichen Artikel (inkl. manueller Erfassungen)
• Inventurprotokoll mit Endsummen verkäuflich / unverkäuflich in zweifacher Ausfertigung mit allen für Ihren Steuerberater erforderlichen Daten

Diese Vorgehensweise, bei der jeder Schritt der Inventur dokumentiert wird, ist auch geeignet für ein Testat durch den Wirtschaftsprüfer. Später erhalten Sie dann noch weitergehende statistische Auswertungen von uns per Post nachgereicht.

Daten für das Warenwirtschaftssystem

Bei der Ausgabe der Daten für das Warenwirtschaftssystem werden die PZN aller als verkäuflich bewerteten Artikel dargestellt mit den ermittelten Mengen, einschließlich der manuellen Erfassungen, die natürlich auch Ihre eigen angelegten PZN enthalten.
Unverkäuflich bewertete Artikel werden hierbei nicht berücksichtigt. Diese Daten - ausgegeben im für das jeweilige Warenwirtschaftssystem passenden Format - erhalten Sie selbstverständlich auch sofort vor Ort.

Dies alles verstehen wir unter „Inventuren und mehr...“.
Unsere Inventur leistet also Ihnen und Ihrem Apothekenbetrieb gute Dienste !

Kontrolldaten für Warenwirtschaftssystem ...